Projektdurchführung unter CEF2

Für alle deutschen Begünstigten haben wir hier Hinweise und Empfehlungen für die Durchführung der CEF2-Förderung zusammengestellt:

Die Mitwirkung der Mitgliedstaaten unter CEF2 besteht in der Ausstellung des „Letter of Support“ für die jeweilige Antragstellung (siehe Rubrik Antragstellung) sowie in der Kenntnisnahme des Periodic Reports und des Final Periodic Reports.

Hat Ihr Projekt im Ergebnis eines Förderaufrufs (Calls) einen Zuschlag erhalten, werden Sie deshalb während der Verhandlung für das Grant Agreement (Fördervereinbarung, kurz GA) aufgefordert, zu entscheiden und im Grant Agreement entsprechend anzugeben, auf welche der beiden folgenden Arten der Mitgliedstaat (hier das BMDV) Informationen zur Umsetzung Ihres CEF-Projektes erhalten soll: entweder per Mail als „Member State’s contact point“ oder mittels der Gewährung von Zugriffsrechten auf dem Funding & Tenders Portal. Bitte nehmen Sie dazu mit uns Kontakt per Mail über unseren Funktionsbriefkasten ref-g32@bmdv.bund.de auf. Wir werden Ihnen dann die zuständige Kontaktperson mitteilen.

Work Packages / Milestones / Deliverables

Im Grant Agreement werden Work Packages (Arbeitspakete) festgelegt, die sich aus einzelnen Tasks (Aufgaben) zusammensetzen. Jedes Work Package muss sich technisch und finanziell eindeutig von den anderen Arbeitspaketen abgrenzen lassen.

Milestones (Meilensteine) sind Kontrollmarken zur Messung des Fortschritts während der Laufzeit des Projekts. Sie werden zu den jeweils vereinbarten Terminen im Funding & Tenders Portal aktualisiert und müssen mit Nachweisen vorgehalten werden.

Deliverables (Liefergegenstände) sind die technischen Ergebnisse, die innerhalb eines Work Packages erreicht werden. Die Nachweise der Deliverables werden der European Climate, Infrastructure and Environment Executive Agency (CINEA) zum jeweils vereinbarten Termin direkt über das Funding & Tenders Portal vorgelegt.

Bitte achten Sie auf eine gute Nachweisbarkeit der einzelnen Milestones und Deliverables, insbesondere auch in elektronischer Form.

Förderfähige Kosten

Die Förderfähigkeit von Kosten ist im Art. 6 im jeweiligen Grant Agreement geregelt. Die Kosten müssen u.a. tatsächlich getätigt worden, im Projektförderzeitraum angefallen und im bewilligten Projektbudget veranschlagt sein. Bitte beachten Sie ebenfalls, dass die Kosten in verschiedene Kostenkategorien unterteilt werden müssen und dass es für Personalkosten besondere Regelungen gelten (Abschnitt 6.2 GA).

Berichte

Generell werden alle Berichte, die nach dem Grant Agreement vorzulegen sind, über das Funding & Tenders Portal eingereicht.

Progress Report (Technischer Fortschrittsbericht ohne Zahlungsantrag)

Beim Progress Report handelt es sich um einen Bericht über den aktuellen Stand der technischen Umsetzung des jeweiligen Projekts. Er ist nach jeweils 12 Monaten als Deliverable einzureichen (Art. 21.1 GA), sofern nicht bereits ein Periodic Report fällig ist. Spätestens bei der Einreichung des Berichts bei der CINEA durch Hochladen und Übermitteln im Funding &Tenders Portal, müssen alle fälligen Deliverables und Milestones erfüllt und nachgewiesen werden (siehe Rubrik „Work Packages“). Andernfalls sind ein neues Plandatum innerhalb der Gesamtlaufzeit und eine Begründung zur Änderung im Portal zu hinterlegen. Sollten die neuen Plandaten außerhalb der Gesamtlaufzeit des Projekts liegen, ist die CINEA darüber zu informieren (siehe Rubrik „Amendment“).

Periodic Report (Technischer Fortschrittsbericht mit Zwischenzahlungsantrag)

Beim Periodic Report handelt es sich um einen Progress Report in Verbindung mit einem Zwischenzahlungsantrag (Art. 21.2 GA). Er ist grundsätzlich innerhalb von 60 Tagen nach Ende einer Berichtsperiode (in der Regel aller 24 Monate) einzureichen. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass der Zwischenzahlungsantrag zumeist zusammen mit einem nach CEF2 Regelungen gültigen Zertifikat über die Ordnungsmäßigkeit der eingereichten Kosten (Certificate on Financial Statement (CFS)) vorgelegt werden muss (Art. 24.2 GA).

Final Periodic Report (Technischer Schlussbericht mit Schlusszahlungsantrag)

Der Final Periodic Report entspricht dem Periodic Report (Art. 21.2 GA). Er muss grundsätzlich innerhalb von 60 Tagen nach Ende der Projektlaufzeit über das Funding & Tenders Portal eingereicht werden. Das bedeutet, dass ein technischer Bericht über die Zielerreichung des Projekts und ein Antrag auf Schlusszahlung, in der Regel ebenfalls mit einem Zertifikat über die Ordnungsmäßigkeit der eingereichten Kosten (CFS), vorgelegt wird. Alle bis dahin noch nicht vorgelegten Nachweise für Deliverables und ggf. Milestones müssen spätestens mit dem Final Periodic Report eingereicht werden. Eine Bescheinigung des Abschlusses des Projektes durch den Mitgliedstaat ist nicht erforderlich.

Amendment (Änderung des Grant Agreement)

Bei absehbaren Änderungen im Projekt sollten Sie möglichst frühzeitig mit der CINEA in Kontakt treten. Gleichzeitig sollten Sie, sofern zum jeweiligen Zeitpunkt schon möglich, im Rahmen des Progress Reports bzw. des Periodic Reports auf notwendige Änderungen des Grant Agreements hinweisen. Ein Änderungsantrag ist nach vorheriger Absprache mit dem Projektmanagement der CINEA direkt über das Funding & Tenders Portal zu stellen.

Publizität

Sie sind verpflichtet, bei allen Veröffentlichungen (Baustellenschilder, permanenten Erinnerungstafeln, Flyer, Internetseiten, Einladungen etc.) und auch bei Social-Media-Aktivitäten lückenlos auf die Förderung durch die EU hinzuweisen (Art. II 7 GA). Hier finden Sie weitere Informationen der CINEA sowie passende Logos.

Sofern es die Bedingungen des Calls vorgesehen haben, ist der CINEA darüber hinaus ein detaillierter Kommunikations- und Verbreitungsplan vorzulegen (Art.17 GA).

Projektdurchführung unter CEF1

Für alle deutschen Begünstigten haben wir hier Hinweise und Empfehlungen für die Durchführung der CEF1-Förderung zusammengestellt.

Aktivitäten und Meilensteine

Im Grant Agreement zwischen Ihnen und der CINEA wurden Aktivitäten und Meilensteine festgelegt, welche bis zu einem vereinbarten Zeitpunkt umzusetzen und mit Nachweisen zu belegen sind.

Förderfähige Kosten

Förderfähig sind alle Ausgaben, die mit den Regelungen Ihres Grant Agreements übereinstimmen (Art II.19.1 GA). Sie müssen u.a. tatsächlich getätigt worden sein, im Projektförderzeitraum angefallen und im bewilligten Projektbudget veranschlagt sein. Bitte beachten Sie, dass für die Abrechnung von Personalkosten aus Eigenleistungen der Begünstigten besondere Regelungen (Art. II.19.2 GA) gelten. Die CINEA hat hierzu einen Leitfaden mit ausführlicheren Informationen im Beneficiaries' Info Point veröffentlicht.

Action Status Report

Zum Ende jeder Berichtsperiode ist ein Action Status Report (ASR) zu fertigen (Art. II 23.1 GA). Er wird der CINEA zum 31. März des Folgejahres über das TENtec Portal vorgelegt. Der ASR besteht aus einem technischen Bericht über den Fortschritt und den weiteren Projektverlauf sowie einem finanziellen Bericht über die bisherigen Ausgaben und einer Prognose für die kommenden Jahre. In welcher Sprache der ASR verfasst werden soll, ist in Ihrem Grant Agreement geregelt (Art. 4.3 GA). Vor Übermittlung des ASR an die CINEA ist dieser durch den Mitgliedstaat (BMDV/G32) zu zertifizieren. Alle Informationen zu dieser Zertifizierung und den Fristen des BMDV erhalten Sie von uns rechtzeitig per E-Mail.

Zwischenzahlungsantrag

Falls Ihr Grant Agreement (Art II 23.2.1 GA) einen Zwischenzahlungsantrag (interim request for payment) vorsieht, reichen Sie diesen mindestens alle zwei Berichtsperioden bei der CINEA ein (die Frist hierfür beträgt 8 Monate nach Ablauf der Berichtsperiode). Falls erforderlich, müssen Sie eine Prüfbescheinigung (certificate on the financial statement (CFS)) nach Anhang VII des Grant Agreement anfertigen lassen. Grundsätzlich benötigen Sie aber keine Validierung durch das BMDV, es sei denn, die Bundesrepublik Deutschland selbst ist Begünstigter.

Vertragsanpassung (Amendment)

Wir empfehlen Ihnen dringend, bei absehbaren Änderungen im Projekt möglichst frühzeitig mit der CINEA Kontakt aufzunehmen. Gleichzeitig sollten Sie, wenn möglich, im Rahmen des ASR auf notwendige Vertragsanpassungen hinweisen. Der Änderungsantrag muss spätestens 3 Monate vor Ablauf des Förderzeitraums bei der CINEA per E-Mail gestellt werden (Art. II 12 GA).

Publizität

Sie sind verpflichtet, bei allen Veröffentlichungen (Baustellenschilder, permanenten Erinnerungstafeln, Flyer, Internetseiten, Einladungen etc.) und auch bei Social-Media-Aktivitäten lückenlos auf die Förderung durch die EU hinzuweisen (Art. II 7 GA). Hier finden Sie weitere Informationen der CINEA sowie passende Logos.

Schlussantrag

Der Antrag auf Zahlung des Restbetrages (request for payment of the balance) muss innerhalb von 12 Monaten nach Abschluss des Projekts der CINEA per E-Mail vorgelegt werden (Art. II 23.2.2 GA). Er besteht aus folgenden Dokumenten (jeweils gem. Anhang des GA):

• technischer Abschlussbericht nach Anhang V
• finanzieller Abschlussbericht nach Anhang VI
• CFS nach Anhang VII bzw. eine alternative Prüfung sofern die Anforderungen für das CFS nicht erfüllt werden
• Nachweise der Meilensteine (Art. I 5 GA)

Der Schlussantrag muss vom BMDV validiert und zertifiziert werden. Hierfür bitten wir Sie, möglichst frühzeitig, spätestens aber 3 Monate vor Ablauf der 12-Monats-Frist, mit uns in Kontakt zu treten. Sollte Ihr Projekt seine materiellen oder finanziellen Ziele nicht im vereinbarten Förderzeitraum erreichen, kann sich dies auf die abschließende Höhe der CEF-Förderung auswirken (Art. II.25.4 GA).
Nähere Informationen zum Schlussantrag finden Sie auf den Internetseiten der CINEA sowie in unserem „Wegweiser zur Erstellung von Zahlungsanträgen“.

Rückfragen können Sie gern schriftlich an folgende Adresse senden:
ref-g32@bmdv.bund.de
Wir werden uns dann so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen.

Bitte beachten Sie, dass diese Hinweise nur Informationszwecken dienen. Sie ersetzen nicht die in den einschlägigen Rechtsgrundlagen festgelegten Regeln und Bedingungen.